Азы родословия. Работа в архивах
Архив ЦГАКО. Фото с сайта wiki2.org
Архивом называется учреждение или структурная часть учреждения, функциями которого является прием, учет и хранение документальных материалов (фондов), составление к ним научно-справочного аппарата и организация использования документальных материалов в научных, государственных, политических, культурно-просветительских целях.
Объем архивных фондов исчисляется количеством единиц хранения и может колебаться от одной до сотен тысяч единиц хранения. Состав фондов фиксируется в списке фондов, где указываются присвоенные им в архиве номера и официальные наименования.
Единица хранения (дело) всегда имеет заголовок, излагающий в сжатой форме суть ее содержания. В большинстве случаев единицей хранения является дело. Документы, входящие в каждую единицу хранения (дело), нумеруются по листам или по страницам. Каждый лист имеет оборот, поэтому при ссылке указывается л.12 и л.12 об. Дело – физически обособленная (сшитая, переплетенная) совокупность документов, относящихся к одному вопросу, событию, объекту. Дело открывается начальным, «инициативным» документом и заканчивается документом, завершающим делопроизводство по данному вопросу. Начальная и конечная даты дела называются его крайними датами, которые обычно выносятся на обложку. Крайние даты могут исчисляться и одним днем, и рядом лет.
Опись является основным документом учета единиц хранения. Это перечень единиц хранения одного фонда, составленный в той же последовательности, в какой они расположены в хранилище. Если фонд имеет ряд описей, то они получают порядковые номера. Очень важной частью описи является предисловие, оно содержит конкретные указания по поискам и выписке документальных материалов, включенных в данную опись. Описи часто снабжаются вспомогательными указателями, такими, как именной, географический, предметный. Выбор указателя зависит от характера документов.
Опись является основным справочным пособием к материалам фонда и помогает ориентироваться в потоке дел.
Э.А.Калистратова. Как найти корни своего рода - Екатеринбург 2017 г., с.42-43
Назад к списку